Ce règlement intérieur a pour objet de préciser l’organisation interne de l’association Ecovirage, ses modes de fonctionnement, de décision et de responsabilité, ainsi que ses relations internes et externes. Il complète les statuts sans s’y substituer.

Tous les membres de l’association sont tenus d’en respecter les dispositions.

Le présent règlement est évolutif. Il peut être modifié :

• soit en Assemblée Générale ;
• soit par consultation des adhérents organisée par voie électronique, à la majorité des suffrages exprimés.

Toute consultation doit être annoncée préalablement par voie électronique, en précisant la période de vote, les modalités de participation et les règles de majorité applicables.

 

1. Mission et cadre d’action 
2. Membres et statuts 
3. Cotisations 
4. Réunions et Assemblées 
5. Gouvernance et processus décisionnel 
6. Rôle du bureau 
7. Salariat, bénévolat et recrutement 
8. Événements et activités 
9. Engagements et responsabilités 
10. Protection des données personnelles et confidentialité

1. Mission et cadre d’action

Mission

La mission d’Ecovirage est de développer la résilience localement par la mise en œuvre d’actions concrètes fondées sur les principes éthiques de la permaculture (prendre soin du vivant, prendre soin de l’humain, partager équitablement).

Les adhérents peuvent proposer une grande diversité de projets dès lors qu’ils s’inscrivent dans ce cadre. En dehors de celui-ci, les dirigeants peuvent décider de ne pas poursuivre un projet s’ils estiment qu’il n’est pas pertinent ou qu’il est susceptible de pénaliser l’association.

Nature et positionnement

La permaculture est considérée par l’association comme politique au sens citoyen du terme, en ce qu’elle interroge les modes d’organisation sociale, la relation à l’environnement et le vivre‑ensemble.

Ecovirage est strictement apartisane et ne se réclame d’aucun parti, mouvement ou organisation politique.

2. Membres et statuts

Composition du bureau

L’association est administrée par un bureau composé de six postes :

• président(e) et suppléant(e),
• trésorier(e) et suppléant(e),
• secrétaire et suppléant(e).

Ces fonctions peuvent être exercées par tout membre inscrit, quel que soit son statut au sein de l’association.

Les décisions du bureau sont recherchées par consensus. En cas de désaccord persistant, le bureau peut :

• faire appel à un arbitre choisi d’un commun accord ;
• solliciter un groupe de travail ;
• ou mettre en place tout processus décisionnel qu’il jugera adapté.

Statuts des membres

L’association distingue cinq statuts :

• membres fondateurs,
• membres adhérents,
• membres d’honneur,
• membres partenaires,
• membres donateurs.

Les membres fondateurs, adhérents et d’honneur disposent d’une voix délibérative en Assemblée Générale. Les partenaires et salariés disposent d’une voix consultative.

Les enfants mineurs des membres bénéficient du statut de leurs parents. Leur voix est exclusivement consultative.

Exclusion

Le bureau se réserve le droit d’exclure tout membre ne respectant pas la loi, les personnes, l’éthique ou l’esprit de l’association. La décision est notifiée par courrier électronique. Aucun avertissement préalable ni remboursement de cotisation ne sont obligatoires.

3. Cotisation

Seuls les membres adhérents s’acquittent d’une cotisation annuelle fixée à :

• 30 € au tarif “standard” ;
• 15 € au tarif “solidaire”..

Aucun document n’est demandé pour justifier le tarif solidaire. Son usage repose sur la confiance et n’entraîne ni contrôle ni justification.

4. Réunions et Assemblées

Une réunion des membres est organisée sur la base d’une fois par mois. Elle est préparée par la présidence et/ou le secrétariat. Elle doit être annoncée au moins une semaine à l’avance et faire l’objet d’un compte rendu transmis dans un délai maximal d’une semaine.

Une Assemblée Générale est organisée une fois par an, selon les modalités prévues par les statuts.

5. Gouvernance et processus décisionnels

La gouvernance d’Ecovirage repose sur les principes de la gouvernance intégrative, issus du travail mené avec le Groupe de Travail Gouvernance à la suite du coaching reçu en octobre 2021.

Partage d’intention et autonomie

La majorité des décisions opérationnelles repose sur le partage d’intention. Tout membre souhaitant mener une action partage son intention par le moyen approprié (réunion, groupe de discussion, communication écrite).

Un membre peut initier et piloter un projet ou un groupe de travail dédié. Il en définit librement l’organisation et le mode de décision, dans le respect du cadre associatif. Les modalités choisies doivent être formalisées (fiche, compte rendu ou message explicite).

Gestion des désaccords

En cas de désaccord non résolu de manière autonome, le bureau est garant de la mise en place d’un processus équitable. Il peut notamment :

• convoquer une assemblée avec facilitateur ;
• créer ou mandater un groupe de travail ;
• désigner un arbitre ;
• organiser un vote selon des modalités adaptées.

Le bureau informe les membres des différentes étapes du processus engagé. La présidence dispose d’une voix prépondérante en dernier ressort.

6. Rôle du bureau

Afin de préserver une gouvernance horizontale, le bureau n’intervient que sur les décisions engageant significativement l’association, notamment :

• validation des dépenses supérieures ou égales à 100 € ;
• résolution des conflits internes ;
• décisions engageant la responsabilité juridique de l’association ;
• décisions impactant l’image publique de l’association ;
• décisions relatives à l’emploi et au salariat.

7. Salariat, bénévolat et recrutement

Principe général

Ecovirage peut recourir au bénévolat et au salariat pour la mise en œuvre de ses actions, dans le respect du cadre légal.

Les activités de terrain (chantiers, animations, ateliers, actions pédagogiques) peuvent être réalisées :

• à titre bénévole ;
• ou dans le cadre d’un emploi salarié, ponctuel ou pérenne.

Recrutement et emploi

La décision de recruter un salarié relève du bureau, dans le cadre des orientations stratégiques et budgétaires validées en Assemblée Générale.

L’Assemblée Générale peut notamment se prononcer sur :

• le principe du recours au salariat ;
• la création ou la suppression de postes ;
• les enveloppes budgétaires allouées.

Le bureau est seul compétent pour décider :

• du recrutement effectif ;
• du type de contrat ;
• des missions confiées ;
• des conditions d’emploi.

La signature des contrats de travail est effectuée par la présidence ou toute personne disposant d’une délégation formelle.

Direction

L’association peut confier à un directeur ou une directrice salarié(e) des missions de coordination, d’administration, de représentation et, le cas échéant, d’animation et d’actions de terrain.

Les missions précises, le périmètre d’intervention et les responsabilités associées sont définis dans une fiche de poste et dans le contrat de travail correspondant, indépendamment des activités bénévoles éventuellement exercées par ailleurs.

8. Événements et activités

Les événements, ateliers, chantiers et activités proposés par l’association constituent un moyen privilégié de mise en œuvre de son objet social.

Ils peuvent :

• se tenir sur les lieux gérés par l’association ou chez des partenaires ;
• être gratuits ou payants ;
• être réservés aux membres ou ouverts au public ;
• être animés par des membres de l’association ou par des intervenants extérieurs ;
• être réalisés à titre bénévole ou rémunéré.

Organisation et responsabilité

Chaque événement ou activité doit être porté par au minimum un membre de l’association, qui en est le référent. Ce membre représente l’association, veille au respect de ses valeurs, des règles du lieu d’accueil et au bon déroulement de l’activité.

Lorsque l’association dispose d’un groupe dédié à l’organisation des événements, celui-ci en assure la coordination. À défaut, la responsabilité revient au bureau. En dernier recours, la direction est chargée de l’organisation opérationnelle.

À la date d’adoption de la présente charte, la direction est chargée de la coordination générale des ateliers et événements.

Transparence et information

Une fiche événement ou activité doit être établie préalablement. Elle précise notamment : les objectifs, les modalités d’organisation, les intervenants, les conditions financières et le cadre de responsabilité.

Cette fiche est transmise aux adhérents et au bureau par les moyens de communication habituels de l’association.

Calendrier et compatibilité

Les organisateurs s’assurent que la date envisagée est compatible avec le calendrier associatif ou, à défaut, que l’activité ne porte pas atteinte au bon déroulement des autres actions de l’association.

Cadre financier

Les organisateurs veillent à ce que l’association ne subisse aucune perte financière. Les recettes, frais et éventuelles rémunérations doivent être équilibrés. L’activité doit être a minima à l’équilibre financier.

Annulation et remboursement

En cas de report ou d’annulation d’un événement ou d’une activité par l’association, les sommes engagées sont remboursées dans les meilleurs délais.

Les participants peuvent demander un remboursement s’ils se désistent au minimum 72 heures avant l’activité. Le remboursement est effectué par le moyen jugé le plus approprié par l’association.

Droit de regard

Le bureau se réserve la possibilité de refuser ou d’interrompre une activité si les conditions prévues ci-dessus ne sont pas réunies, si la thématique est manifestement éloignée de l’objet de l’association ou si l’activité est susceptible de porter atteinte à son image ou à sa responsabilité.

9. Engagements et responsabilités

Les membres s’engagent à respecter les lieux accueillant l’association, le matériel, les personnes et les règles en vigueur.

Les mineurs doivent être accompagnés par un adulte responsable.

Chaque personne demeure responsable d’elle-même, de ses biens et de ses actes. L’association ne saurait être tenue responsable des vols, pertes, blessures ou incidents survenant lors des activités.

10. Protection des données personnelles et confidentialité

L’association Ecovirage s’engage à respecter la réglementation en vigueur relative à la protection des données personnelles.

Les données personnelles collectées dans le cadre des activités de l’association sont utilisées exclusivement pour les besoins de la vie associative, de l’organisation des actions, de la communication interne et du respect des obligations légales.

Le responsable du traitement des données est l’association Ecovirage, représentée par sa présidente en exercice.

La mise en œuvre opérationnelle de la protection des données personnelles est confiée au directeur de l’association, en qualité de référent RGPD.

L’accès aux données personnelles est limité aux membres du bureau et au directeur, dans le cadre de leurs missions respectives.

Toute personne ayant accès aux données personnelles s’engage à respecter une obligation stricte de confidentialité et à ne pas divulguer ces informations à des tiers, sauf obligation légale ou décision collective dûment formalisée.

Les personnes concernées disposent d’un droit d’accès, de rectification, d’opposition et de suppression de leurs données personnelles, qu’elles peuvent exercer en contactant l’association.

Les modalités de traitement, de conservation et de protection des données personnelles sont précisées dans les documents internes de l’association, notamment le registre des activités de traitement et la politique de protection des données personnelles.

Les prises de photographies ou de vidéos lors des activités et événements de l’association font l’objet d’une information préalable. Un droit d’opposition simple et permanent est garanti.

Cet article s’applique à l’ensemble des membres, bénévoles, salariés et intervenants agissant pour le compte de l’association.

Mis à jour le 31 janvier 2026 en Assemblée Générale Ordinaire.